Política de Protección de Datos Personales

  1. Introducción

Con motivo de la prestación de sus servicios, cotizaciones y relación con sus clientes, potenciales clientes, colaboradores y proveedores, Howden-Patagonia Corredora de Seguros SpA (“Howden-Patagonia”), puede solicitar, recopilar y utilizar cierta información personal.

Howden-Patagonia se compromete a tratar la información personal (“Datos Personales”) con la debida reserva y confidencialidad y a adoptar los resguardos posibles y razonables de conformidad con los estándares y prácticas de la industria relacionados con la seguridad de la información; lo anterior, conforme a las leyes de protección de datos que sean aplicables.

Howden-Patagonia ha desarrollado la presente Política de Protección de Datos  (la “Política”) para dar a entender cómo tratamos, usamos, almacenamos, compartimos, transmitimos, transferimos, eliminamos o procesamos sus Datos Personales. Howden-Patagonia ha adoptado políticas de seguridad de la información en una[FB1]  infraestructura tecnológica con el objeto de proteger de manera razonable la información personal recolectada, limitando en lo posible y razonablemente el acceso de terceros.

  1. Objetivo

El objetivo de esta Política de Protección de Datos Personales (“Política”), es dar a conocer los principios de Protección de Datos Personales que se deben practicar y la forma cómo estos datos se deben tratar, teniendo en cuenta el contexto en el que opera Howden-Patagonia, el artículo 19 Nº 4 de la Constitución Política de la República y la Ley 19.628, sobre Protección de la Vida Privada y cualquier otra norma vigente aplicable.

Para los efectos de la presente Política, dentro de los Datos Personales se incluyen los Datos Sensibles.

Los Datos Personales pueden almacenarse en computadores personales (pc), computadores portátiles (notebooks), tabletas, iPads u otros dispositivos móviles, o en un archivo físico en papel, e incluyen correos electrónicos, actas de reuniones, grabaciones de CCTV, audiovisuales y fotografías.

  1. Definiciones

Por efectos de la presente Política se entenderá por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus Datos Personales.

Base de Datos: conjunto organizado de datos de carácter personal, sea automatizado o no y cualquiera sea la forma o modalidad de su creación u organización, que permita relacionar los datos entre sí, así como realizar todo tipo de tratamiento de datos.

Datos de Personales: aquella información concerniente a personas naturales, identificadas o identificables. Constituye ejemplos de Datos Personales, entre otros, el nombre, apellido, cédula de identidad, dirección, dirección de correo electrónico, número telefónico, estado civil.

Datos Sensibles: aquellos Datos Personales que se refieren a las características físicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, tales como los hábitos personales, el origen racial, las ideologías y opiniones políticas, las creencias o convicciones religiosas, los estados de salud físicos o psíquicos y la vida sexual.

Encargado del Tratamiento: la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con terceros, realiza el Tratamiento de los Datos Personales por cuenta de Howden-Patagonia.

Fuentes Accesibles al Público: los registros o recopilaciones de Datos Personales, públicos o privados, de acceso no restringido o reservado a los solicitantes.

Responsable del Registro o Banco de Datos:  la persona natural o jurídica privada, o el respectivo organismo público, a quien compete las decisiones relacionadas con el tratamiento de los datos de carácter personal.

Titular de Datos Personales: aquella persona natural a la que se refieren los datos de carácter personal.

Tratamiento de Datos: cualquier operación o complejo de operaciones o procedimientos técnicos, de carácter automatizado o no, que permitan recolectar, almacenar, grabar, organizar, elaborar, seleccionar, extraer, confrontar, interconectar, disociar, comunicar, ceder, transferir, transmitir o cancelar datos de carácter personal, o utilizarlos en cualquier otra forma.

  1. De los Datos Personales

Para fines de la presente Política, se entenderá por Datos Personales toda aquella información concerniente a personas naturales, identificadas o identificables (“Titular de Datos”). Persona física identificable es toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, teléfono de contacto, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona.

Constituyen ejemplos de Datos Personales, entre otros, nombres y apellidos, domicilio, dirección decorreo electrónico, número de cédula nacional de identidad, datos de localización, dirección de protocolo de internet (IP), el identificador de una cookie, el identificador de la publicidad del teléfono, información financiera y detalles de cuentas.

Datos Sensibles, son aquellos Datos pPrsonales que se refieren a las características físicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, tales como los hábitos personales, el origen racial, las ideologías y opiniones políticas, las creencias o convicciones religiosas, los estados de salud físicos o psíquicos y la vida sexual.

Los Datos Sensibles no pueden ser objeto de tratamiento, salvo cuando la ley lo autorice, exista consentimiento del Titular o sean datos necesarios para la determinación u otorgamiento de beneficios de salud que correspondan a sus titulares.

Asimismo, toda la información que surja, tanto de la ficha clínica como de los estudios y demás documentos donde se registren procedimientos y tratamientos a los que fueren sometidas las personas, los análisis y exámenes de laboratorios clínicos y los servicios prestados relacionados con la salud, serán reservados y considerados como Datos Sensibles.

  1. Ámbito de aplicación

La presente Política de Protección de Datos Personales se aplica a todos los trabajadores y asesores de Howden-Patagonia, en todas sus unidades de negocio y operaciones del país, que recojan y/o procesen Datos Personales. El tratamiento de Datos Personales puede incluir cualquier operación o complejo de operaciones o procedimientos técnicos, de carácter automatizado o no, que permitan recolectar, almacenar, grabar, organizar, elaborar, seleccionar, extraer, confrontar, interconectar, disociar, comunicar, ceder, transferir, transmitir o cancelar datos de carácter personal, o utilizarlos en cualquier otra forma.

  1. Principio para el tratamiento de los Datos Personales

En el tratamiento de los Datos Personales, Howden-Patagonia se regirá por los siguientes principios:

•    Legalidad o Licitud: El tratamiento de Datos Personales sólo puede realizarse cuando exista autorización legal o consentimiento del Titular.

•    Finalidad: Los Datos Personales solo deben utilizarse para los fines para los cuales han sido obtenidos, sin que pueda extenderse su tratamiento a una finalidad distinta a aquella para la cual fueron recopilados.

•    Proporcionalidad: Los Datos Personales deben ser recolectados y tratados solo en la medida que resulten necesarios en relación con los fines del tratamiento.

•    Minimización de datos: Solo se deben solicitar y recolectar aquellos datos estrictamente necesarios para cumplir los fines para los cuales hubieren sido recolectados.

•    Temporalidad: Los Datos Personales deben conservarse durante el tiempo necesario, considerando la finalidad o las exigencias legales.

•   Calidad: Los Datos Personales deben ser exactos, completos y mantenerse actualizados.

•    Seguridad: El tratamiento de los Datos Personales se debe realizar mediante el uso de herramientas tecnológicas que cuenten con medidas de seguridad a fin de evitar riesgos de pérdida, acceso, destrucción, uso, modificación o revelación no autorizados.

•    Responsabilidad: Al momento de realizar el tratamiento de los Datos Personales, Howden-Patagonia es legalmente responsable del cumplimiento de los principios, obligaciones y deberes de conformidad a la ley.

•    Confidencialidad: Howden-Patagonia se obliga a guardar reserva y confidencialidad de los Datos Personales.

  1. Fines del Tratamiento de Datos Personales

Howden-Patagonia utilizará los Datos Personales de colaboradores, clientes y potenciales clientes, proveedores y de todas aquellas personas con las que se tiene alguna relación jurídica o comercial, en aquellos casos que su tratamiento sea necesario para ejecutar la relación  jurídica que los  Titulares de los  Datos  Personales  mantengan  con Howden-Patagonia, con la finalidad de cumplir con la legislación vigente, así como resguardar la seguridad de su clientes y colaboradores. Para estos fines, el Titular de los Datos Personales será siempre informado respecto del propósito del tratamiento y almacenamiento de sus datos personales y de su posible comunicación al público.

Howden-Patagonia informa a sus clientes que su Datos Personales podrán ser utilizados, compartidos y transferidos a su matriz, filiales, relacionadas y compañías del mercado de seguros con el objeto de poder ofrecerle la mejor cobertura y al mejor precio y, en general, para la prestación de servicios relacionados con los productos y servicios ofrecidos.

No requerirá autorización el tratamiento de Datos Personales que provengan o que se recolecten de fuentes accesibles al público, cuando sean de carácter económico, financiero, bancario o comercial, se contengan en listados relativos a una categoría de personas que se limiten a indicar antecedentes tales como la pertenencia del individuo a ese grupo, su profesión  o  actividad, sus  títulos  educativos,  dirección  o  fecha de nacimiento,  o  sean necesarios para comunicaciones comerciales de respuesta directa o comercialización o venta directa de bienes o servicios.

Tampoco requerirá de esta autorización el tratamiento de Datos Personales que realicen personas jurídicas privadas para el uso exclusivo suyo, de sus asociados y de las entidades a que están afiliadas, con fines estadísticos, de tarificación u otros de beneficio general de aquéllos

El tratamiento de Datos Personales para cualquier otra finalidad lícita distinta a las antes mencionadas deberá ser debidamente informado a los Titulares de Datos Personales, requiriéndoles una autorización específica, en cumplimiento del principio de licitud.

  1. Autorización

El Tratamiento de Datos Personales por parte de Howden-Patagonia requerirá siempre del consentimiento libre, previo, expreso e informado de su Titular.

  1. Derecho de los Titulares de Datos Personales

El Titular de los Datos Personales podrá en todo momento ejercer los derechos otorgados por la Ley Nº 19.628 y sus modificaciones posteriores.

En especial podrá ejercer:

El Derecho de Acceso: Solicitar y obtener de Howden-Patagonia, la confirmación acerca de si sus datos personales están siendo tratados por ésta, y en tal caso, acceder a dichos datos.

El Derecho de Rectificación: Solicitar la rectificación o la modificación de los Datos Personales cuando éstos sean erróneos, inexactos, equívocos o incompletos.

El Derecho de Eliminación o Cancelación: Howden-Patagonia no procesará los datos más allá del tiempo necesario para la prestación de los servicios y el cumplimiento de las obligaciones legales. Sin perjuicio de lo anterior, el Titular podrá solicitar que se eliminen sus Datos Personales, en caso de que su almacenamiento carezca de fundamento legal o cuando estuvieren caducos.

El Derecho de Oposición: En la medida que no afecte el cumplimiento de las obligaciones por parte de Howden-Patagonia, el Titular podrá oponerte al procesamiento de sus Datos Personales.

Las solicitudes de derechos podrán recibirse directamente del Titular o de un tercero que actúe en su nombre, con poder suficiente para ello. Si el responsable del registro o banco de datos no se pronunciare sobre la solicitud del requirente dentro de dos días hábiles, o la denegare por una causa distinta de la seguridad de la Nación o el interés nacional, el Titular de los Datos tendrá derecho a recurrir ante los Tribunales de Justicia, conforme al procedimiento previsto en el artículo 16 de la Ley 19.628.

  1. Obligaciones de Howden-Patagonia

Reconociendo la titularidad de los Datos Personales, Howden-Patagonia solo hará uso de aquellos que sean recolectados para los fines respecto de los cuales se encuentre debidamente facultado y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales.

Así, Howden-Patagonia se compromete a dar cumplimiento a los siguientes deberes:

  1. Almacenar los Datos Personales con la debida diligencia bajo condiciones de seguridad razonables que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  2. Utilizar los Datos Personales solo para los fines para los cuales han sido obtenidos;
  3. Informar al Titular de los Datos Personales sobre los datos relativos a su persona, su procedencia y destinatario, el propósito del almacenamiento y la individualización de las personas u organismos a los cuales sus datos son transmitidos regularmente;
  4. Rectificar o modificar los Datos Personales cuando éstos sean erróneos, inexactos, equívocos o incompletos.
  5. Conservar los Datos Personales solo por el tiempo que sea necesario para la prestación de los servicios y el cumplimiento de las obligaciones legales.
  6. Adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada;
  7. Eliminar los Datos Personales, en caso de que su almacenamiento carezca de fundamento legal o cuando estuvieren caducos.

  1. Responsable del Tratamiento

Los responsables de atender las solicitudes de acceso, rectificación, actualización, eliminación de datos o revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de Datos Personales, será contactándose al correo [email protected], en la oficina ubicada en Av. Apoquindo 4660 Oficina 301-A, Las Condes, Santiago. Teléfono +56224294410

Para ejercer sus derechos el Titular podrá dirigirse a [email protected] indicando claramente su solicitud en el asunto.